Büroplanung - Potenziale entfalten, Prozesse gestalten

Büroplanung – Potenziale entfalten, Prozesse gestalten

Büroplanung kann im einfachsten Verständnis schlicht als eine Aufteilung von Büroräumen und eine Platzierung von Büromöbeln definiert werden. Zum Wesen der Büroplanung gehört aber auch, dass sie mit dazu beiträgt, Büroarbeit und Geschäftsabläufe effizient zu organisieren und das Büro zu einem Ort zu machen, in dem Menschen sich wohlfühlen und gerne miteinander arbeiten.

Entsprechend steht bei der Büroplanung der Mensch mit seinen Bedürfnissen stets im Mittelpunkt: Ergonomische Büromöbel sind dafür ebenso wichtig wie arbeitspsychologische Aspekte, die die Zusammenarbeit und das Gemeinschaftsgefühl stärken und die Konzentration fördern.

Auch die Nutzung und das Management von Flächen, Akustik, Licht, Marketing, Employer Branding (Arbeitgeberattraktivität), Infrastruktur sowie natürlich das Budget sind Faktoren, die für eine erfolgreiche Büroplanung zu berücksichtigen sind.

HEVIS Raumkonzept Berlin blickt auf über 30 Jahre Erfahrung in der bedarfsgerechten Planung von Büros. Unsere Büroplaner verfügen daher über ein reiches Repertoire an Best-Practices-Beispielen für unterschiedliche Herausforderungen. Sie kennen die aktuellen wie zeitlosen Trends bei Büromöbeln und schaffen individuelle Lösungen, in denen es sich produktiv arbeiten lässt.

Gerne erstellen wir ein passendes Gesamtkonzept auch für Sie: Alles aus einer Hand − auf Wunsch auch mit Bodenbelegen, Wandfarben und weiteren Anforderungen.

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Was Sie bei der Bürogestaltung beachten sollten

Wissensarbeit stellt Arbeitnehmer und Arbeitsgeber vor die unterschiedlichsten Herausforderungen: Mal gilt es, sich konzentriert als Einzelperson einer Aufgabe zu widmen, mal sollen im Team neue Ideen und Projekte entwickelt werden, mal ist überwiegend Computer-Arbeit gefragt, dann wieder sind Unterlagen zu prüfen oder anzufertigen und meist hat man es mit Mischformen all dieser Aufgaben zu tun. Entsprechend vielfältig sind die Orte, an denen im Büro gearbeitet wird:

Damit Sie die Vielfalt der Bedürfnisse und Anforderungen von Anfang an berücksichtigen, haben wir eine Checkliste mit Punkten zusammengestellt, die es bei der Büroplanung zu beachten gilt:

Ablauf der Büroplanung bei HEVIS Bürokonzept Berlin

HEVIS Bürokonzept Berlin berät Sie gerne (auch in Brandenburg sowie bundesweit) bei allen Fragen sowie in allen Phasen der Büroplanung. Üblicherweise besteht diese aus fünf grundlegenden Schritten:

SCHRITT 1. Bedarfsanalyse

Wir analysieren mit Ihnen die Arbeitsabläufe im Unternehmen. Die Wünsche und Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter stehen für uns dabei ebenso im Mittelpunkt wie die Effektivität der Prozesse. Wir ermitteln mit Ihnen gemeinsam den individuellen Bedarf, stimmen mit Ihnen eine realistische Budgetierung ab und schaffen damit für Sie Planungssicherheit.

SCHRITT 2. Bestandsaufnahme

Auf der Basis von Plänen und Besichtigungen erfassen wir alle vorhandenen Räume und Funktionsbereiche in einem Grundriss. Wir nehmen auch bereits vorhandenes Mobiliar mit auf und planen es auf Wunsch ins neue Konzept ein.

SCHRITT 3. Flächennutzungskonzept mithilfe der CAD-Planung

Auf der Basis der Bedarfsanalyse und Bestandsaufnahme entwickeln wir ein Konzept, dass Ihre Anforderungen mit den Gegebenheiten vor Ort zusammenbringt. Damit Sie sich von Anfang an ein Bild von Ihrem neuen Büro machen können, visualisieren wir das Konzept mithilfe von CAD-Software zunächst als 2D-Konzept.

Sie erkennen so intuitiv die Aufteilung der Räume, der Zonierung, Laufwege, Verkehrsflächen oder Rückzugräume bei Open-Space-Konzepten.

SCHRITT 4. 3D-Visualisierungen

Wenn es darum geht, sich die Räume eingerichtet vorzustellen, sind 3D-Visualisierungen das beste Mittel der Wahl. Unsere Büroplaner erstellen daher für Sie eine realitätsnahe 3D-Visualisierung ihrer Büroeinrichtung. So können Sie noch vor der Bestellung jeden Arbeitsplatz komplett mit Leuchten, Büroschrank, Schreibtisch, Bürostuhl und Rollcontainer in Form und Farbe genau ansehen.

Auch Bürolandschaften für Großraumbüros, Mittelzonen oder Pausenräume lassen sich mithilfe der 3D-Visualisierungen so erfassen, dass Sie eine gute Vorstellung davon entwickeln, wie die Räume neu möbliert aussehen werden. Unsere Büroeinrichter setzen die Planungen in fotorealistischen Animationen lebensecht für Sie um.

 

 

SCHRITT 5. Montage und Koordination der Gewerke

Wir koordinieren für Sie auf Wunsch alle zusätzlich erforderlichen Gewerke, wie Tischler, Maler, Bodenleger oder Elektriker. In Abstimmung mit allen Gewerken erstellen wir ein passendes Gesamtkonzept mit Bodenbelegen, Wandfarben, Licht- und Akustikkonzepten.

Die Montage erfolgt termingerecht durch unser eigenes Montageteam in Absprache mit Nebengewerken zum Wunschtermin.

Möchten Sie von unserer Einrichtungskompetenz profitieren? Sie erreichen uns unter 030 208 98 33 33 sowie per E-Mail unter beratung@hevis-berlin.de − wir melden uns umgehend bei Ihnen und beraten Sie zu all Ihren Fragen rund um die Büroplanung.

Büroplanung vom Fachberater

3 Tipps für Ihre Büroplanung

Tipp 1: Nutzen Sie die Arbeitskultur Ihres Unternehmens als Wegweiser der Büroplanung

Priorisieren Sie ihre Anforderungen und ordnen Sie, welche Ziele und Werte in Ihrem Unternehmen besonders wichtig sind.

  • Gibt es Vorgaben aus der Corporate Identity und dem Corporate Design, die mit in die Büroplanung einfließen sollen?
  • Wie wichtig ist Ihnen das Umweltbewusstsein im Betrieb?
  • Wie wichtig sind für Ihre Marke Aspekte wie Sicherheit, Vielfalt oder die Vereinbarkeit von Familie und Beruf?
  • Für welches Menschenbild steht die Unternehmenskultur?
  • Wie gehen Sie mit Hierarchien um?
  • Wie soll sich Ihr Unternehmen als Arbeitgebermarke nach außen darstellen? Und wie nach innen?
  • Können sich die Beschäftigten an der Büroplanung beteiligen?
  • Wie er- und vermitteln Sie Arbeitsrisiken?
  • Wo benötigen Sie Sicherheitsbarrieren?
  • Und wie fördern Sie ungeplante Begegnung für den gegenseitigen Austausch − an der offenen Teeküche, an einem großen Tisch, in der Mittelzone oder im Sozialraum?
  • Gestatten Sie Freiräume zur freien Gestaltung oder sollte alles akkurat an seinem Platz sein?

Mit der Büroplanung geben Sie dem Image, der Marke Ihres Unternehmens ein Gesicht. Der Charakter der Räume prägt den ersten Eindruck. Büroeinrichtungen legen immer auch Pfade, auf denen sich die Zusammenarbeit entwickelt. Mit unseren Büromöbeln und Raumkonzepten verleihen Sie Ihren Vorstellungen Ausdruck und vermitteln die Werte, die Ihnen für ihre Unternehmenskultur wichtig sind.

Tipp 2: Berücksichtigen Sie die Arbeitsbedingungen bei der Bürogestaltung

  • Wer benötigt ein Einzelbüro?
  • Welche Mitarbeitende müssen viel miteinander kommunizieren und sollten zusammensitzen?
  • Wo und wie verbringen die Beschäftigten ihre Pausen?
  • Wie gestalten Sie die Sanitärräume?
  • Haben Sie Publikumsverkehr? Benötigen Sie einen speziellen Empfangs- und Wartebereich?

Überlegen Sie auch, welche Risiken und Stressfaktoren dazu beitragen können, dass die Mitarbeitenden ihre Potenziale nicht voll entfalten können. Typische Stressfaktoren und Gefährdungen sind:

  • Platzmangel,
  • akustische und visuelle Unruhe,
  • Lärm (es sollte möglichst nicht lauter als 55 dB(A), für konzentriertes Arbeiten bis zu 45 dB(A) sein),
  • unangenehmes Raumklima,
  • mangelhafte oder zu grelle Beleuchtung (optimal ist Tageslicht oder mindestens 500 Lux, je nach Tätigkeit und Alter auch zwischen 750 und 1000 Lux),
  • einseitige Belastungen durch wiederkehrende Arbeitsabläufe,
  • fehlende Freiräume und Rückzugsmöglichkeiten,
  • mangelnde Bewegung,
  • veraltete Technik,
  • ergonomisch unpassende Büromöbel.

Für all diese Stressoren und Gefährdungen gibt es individuelle Lösungen, die wir gerne mit Ihnen gemeinsam im Rahmen unserer Büroplanung abstimmen. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.

Tipp 3: Orientieren Sie sich bei der Arbeitsplatzgestaltung an Richtwerten

Für eine optimale Arbeitsplatzgestaltung gibt es mittlerweile gute Richtwerte, an denen Sie sich orientieren können:

  • Pro Arbeitsplatz sollten Sie mit einer Fläche von 8 bis 10 m2 rechnen.
  • Damit die Qualität der Raumluft gleich hoch bleibt, sind pro Mitarbeitenden ca. 12 m3 einzuplanen.
  • Für Verkehrswege wird eine Mindestbreite von 0,875 m empfohlen.
  • Die Verbindungsgänge zum Arbeitsplatz sollten 0,6 m nicht unterschreiten.

Vermeiden Sie auch mögliche Reflexionen und Spiegelungen auf Bildschirmen und Möbeln sowie akustische Hemmnisse etwa bei geöffnetem Fenstern. Weitere Empfehlungen finden Sie in den Technischen Regeln für Arbeitsstätten der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (baua) sowie selbstverständlich im Gespräch mit HEVIS Bürokonzept Berlin.

Für immer mehr Unternehmen wird das umweltgerechte und energieeffiziente Büro wichtiger. Auch hierfür kann bereits in der Planung viel getan werden, etwa durch die Anschaffung energiesparender Beleuchtung und der Planung eines weitgehend papierfreien oder papierarmen Büros.

Viele Büromöbelhersteller arbeiten zudem bereits mit recycelten Materialien und achten auf eine positive Umweltbilanz ihrer Produkte über den gesamten Produkt-Lebenszyklus hinweg. Der Kauf hochwertiger Marken-Büromöbel zahlt sich in der Regel ohnehin durch deren höhere Langlebigkeit aus.

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